Laatst bijgewerkt: 30-03-2026

1. Wie zijn wij
SportPortret is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
SportPortret verzorgt professionele fotoshoots voor sportverenigingen, waarbij sporters op een unieke en krachtige manier worden vastgelegd.
Voor vragen kun je contact opnemen via: contact@sportportret.nl

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken
SportPortret verwerkt persoonsgegevens van ouders/verzorgers en sporters, waaronder:
- Naam van ouder/verzorger
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Naam van de sporter
- Eventueel aanvullende gegevens die vrijwillig worden verstrekt
- Foto’s (beeldmateriaal) van de sporter
- Metadata gekoppeld aan de foto’s
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij deze door de gebruiker zelf worden verstrekt.

3. Doeleinden van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
- Het organiseren en uitvoeren van fotoshoots
- Het koppelen van foto’s aan de juiste sporter
- Het versturen van toegang tot de persoonlijke online galerij
- Het mogelijk maken van het bekijken en downloaden van foto’s
- Communicatie rondom de fotoshoot
- Administratieve doeleinden

4. Rechtsgrond van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:
- Toestemming van de ouder/verzorger
- Uitvoering van een overeenkomst (deelname aan de fotoshoot)
- Gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld voor het technisch functioneren van de dienst)
- Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.

5. Beeldmateriaal en portretrecht
Foto’s worden uitsluitend gemaakt na toestemming van een ouder of wettelijke verzorger.
Foto’s worden alleen beschikbaar gesteld via een persoonlijke, beveiligde online galerij
Foto’s worden niet gedeeld met derden zonder expliciete toestemming
Gebruik van foto’s voor promotionele doeleinden gebeurt alleen na aparte toestemming
Het portretrecht blijft te allen tijde gerespecteerd en toestemming kan worden ingetrokken.

6. Bewaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:
Foto’s en gekoppelde gegevens worden maximaal 30 dagen na oplevering bewaard
Daarna worden deze verwijderd uit onze systemen, tenzij anders overeengekomen
Back-ups kunnen tijdelijk blijven bestaan volgens technische bewaartermijnen.

7. Beveiliging van gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen:
- Versleutelde opslag van beeldmateriaal
- Beveiligde verbindingen (SSL/TLS)
- Beperkte toegang tot gegevens
- Gebruik van sterke wachtwoorden en toegangscontrole
- Opslag op Europese servers waar mogelijk
- Regelmatige back-ups
- Monitoring van systemen

8. Gebruik van derden (verwerkers)
Proofpix
Voor het verwerken, opslaan en beschikbaar stellen van foto’s maken wij gebruik van Proofpix.
Met Proofpix is een verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement – DPA) afgesloten.
Proofpix verwerkt gegevens uitsluitend in opdracht van SportPortret en conform de AVG.

Subverwerkers
Proofpix maakt gebruik van subverwerkers, waaronder:
- Opslagproviders (EU/VS)
- E-maildiensten
- Technische infrastructuurproviders
Deze partijen zijn contractueel verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te treffen.

9. Internationale doorgifte van gegevens
Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, gebeurt dit op basis van:
- EU Standard Contractual Clauses (SCC’s)
Hiermee wordt een passend beschermingsniveau gewaarborgd.

10. Rechten van betrokkenen
Je hebt het recht om:
- Inzage te krijgen in je gegevens
- Gegevens te laten corrigeren
- Gegevens te laten verwijderen
- Je toestemming in te trekken
- Bezwaar te maken tegen verwerking
Verzoeken kunnen worden ingediend via: contact@sportportret.nl
Wij reageren binnen de wettelijke termijn.

11. Minderjarigen
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens van minderjarigen met toestemming van een ouder of wettelijke verzorger.

12. Cookies en tracking
Indien van toepassing maken wij gebruik van functionele cookies om de website en galerij correct te laten functioneren.
Wij gebruiken geen trackingcookies zonder toestemming.

13. Datalekken
In geval van een datalek handelen wij conform de geldende wetgeving en informeren wij betrokkenen indien noodzakelijk.

14. Aansprakelijkheid
SportPortret spant zich in om persoonsgegevens optimaal te beschermen, maar kan geen absolute veiligheid garanderen.

15. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via de website.

16. Contactgegevens
Voor vragen over deze privacyverklaring:
SportPortret
contact@sportportret.nl
S. ter Heide
+31 624944223

1. Algemeen
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten van SportPortret, waaronder fotoshoots, levering van beeldmateriaal en bijbehorende diensten. Door deelname aan een fotoshoot of het afnemen van producten verklaart de klant akkoord te gaan met deze voorwaarden.

2. Deelname aan de fotoshoot
Deelname aan de fotoshoot is uitsluitend mogelijk na aanmelding via het daarvoor bestemde formulier.
Voor minderjarigen is toestemming van een ouder of wettelijke verzorger vereist.
SportPortret behoudt zich het recht voor om deelname te weigeren indien niet aan de voorwaarden is voldaan.

3. Uitvoering van de fotoshoot
De fotoshoot vindt plaats op locatie van de vereniging, tenzij anders overeengekomen.
SportPortret spant zich in om elke sporter zo goed mogelijk vast te leggen, maar kan geen garanties geven op specifieke poses of resultaten.

4. Beeldselectie en levering
Na de fotoshoot ontvangt de klant toegang tot een persoonlijke online galerij.
De selectie van beelden die in de galerij wordt opgenomen, wordt door SportPortret gemaakt.
SportPortret behoudt zich het recht voor om beelden die technisch of kwalitatief niet voldoen, niet te leveren.

5. Aankoop en betaling
Het bekijken van de foto’s is vrijblijvend.
Aankoop van foto’s gebeurt via de online galerij en is definitief na betaling.
Digitale producten worden geleverd na succesvolle betaling.
Na betaling voor digitale bestanden is restitutie niet mogelijk.

6. Annulering en wijziging
SportPortret behoudt zich het recht voor om een fotoshoot te verplaatsen of annuleren in geval van overmacht, zoals ziekte of onvoorziene omstandigheden.
In dergelijke gevallen wordt een nieuwe datum gepland indien mogelijk.

7. Aansprakelijkheid
SportPortret is niet aansprakelijk voor:
- letsel of schade tijdens de fotoshoot
- verlies of beschadiging van persoonlijke eigendommen
- indirecte schade of gevolgschade
De aansprakelijkheid van SportPortret is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat door de klant is betaald.

8. Gebruik van beeldmateriaal
Alle foto’s blijven eigendom van SportPortret.
Het is niet toegestaan om foto’s zonder toestemming commercieel te gebruiken
De foto's zijn uitsluitend bedoeld voor privégebruik.

9. Privacy
SportPortret verwerkt persoonsgegevens conform de geldende privacywetgeving (AVG).
Voor meer informatie wordt verwezen naar de privacyverklaring op de website.

10. Klachten
Klachten dienen binnen 7 dagen na levering schriftelijk te worden gemeld via:
contact@sportportret.nl
SportPortret zal zich inspannen om klachten zo spoedig mogelijk op te lossen.

11. Toepasselijk recht
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

12. Promotioneel gebruik
Beeldmateriaal wordt uitsluitend gebruikt voor promotionele doeleinden na expliciete toestemming van de ouder/verzorger.